ייתכן ששמעתם על המושג שירותי מזכירה אישית וירטואלית. זו היא אחת האפשרויות המעניינות, אשר זמינות כיום לייעול פעילות העסק. אפשרות מודרנית וחכמה, מסוג הדברים שדורשים חשיבה מעט רעננה ושונה. לכן בדיוק, רבים לא מתפנים לבדוק זאת או נרתעים מהרעיון מראש וחבל. אז נתחיל מכך שנדגיש – לא מדובר בתוכנה או אפליקציה שמדמה פעילות של מזכירות. אנו מדברים על שירותי מזכירות אנושיים, “רגילים”, אם כי במודל שהוא "לא רגיל", באופן שעשוי לייעל את העסק שלכם משמעותית. ואכן, עסקים רבים משתמשים בשירותים מסוג זה, תודות ליתרונותיהם הרבים.
להשאיר זאת למומחים
המושג הידוע של "להשאיר זאת למומחים", מבטא תובנה עתיקה וחשובה – כדאי לכם לעבוד עם מומחים בכל תחום. בעסקים, שכירת אנשי המקצוע המתאימים ביותר לכל תפקיד, חשובה ביותר. מזכירות היא בין תחומי ההתמחות הבסיסיים והנפוצים ביותר, אשר נמצא בדרך כלל, בלב הפעילות העסקית השוטפת. אחת האפשרויות המעניינות שעומדות כיום בפני בעלי עסקים, היא לשכור שירותי מזכירה אישית וירטואלית. שכירת שירות כזה דומה לפנייה לספקי שירותים שונים ובמיוחד, לתפיסה הוותיקה והחשובה של "מיקור חוץ". אז מה זה אומר בפועל? האם וכיצד, שירותים מרוחקים כאלה יכולים להשתלב בפעילות העסק הרגילה? ולפני הכול – אילו יתרונות גלומים בכך עבורכם? בואו נסקור זאת בקצרה:
ייעול, חסכון ועוד
מזכירות אישית וירטואלית הוא שרות מבוקש בעולם התעסוקה, בין השאר תודות ליתרונות הבאים עבורכם:
- פינוי זמן יקר – מנהלים נמצאים בקצה הפירמידה, של עסקים מורכבים למדי לניהול. גם אם אלה עסקים בגודל בינוני ואפילו קטן. זמן פנוי הוא בוודאי משאב יקר, שלאיש כמעט ואין ממנו עודפים, אם בכלל.
- קידום והשלמת משימות – מזכירות יעילה מסייעת לקדם מגוון תהליכי עבודה, שהיא חלק מרכזי בהם. אלה עשויים להיות במסגרת תפקידי מזכירות קלאסיים, כגון ניהול יומן ותיאום פגישות או תמלול והקלדה. אפשרות נוספת, מציגות משימות שוטפות מיוחדות, למשל במסגרת הנהלת החשבונות.
- חסכון כספי ניכר – תודות לכך שחוסכים בהעסקת עובדים פנימיים בעסק, על כל הכרוך בכך, כולל עלויות נוספות בהעסקת שכירים. כמו כן, אתם חוסכים בעמדת מזכירות מצוידת – שולחן, מחשב, טלפון.
- גמישות – לעתים, העומס על מזכירות פנימית בעסק גדול מהרגיל ולכן יעילותה נפגעת. בשכירת מזכירה וירטואלית, תוכלו לשכור זאת בכל היקף דרוש ולהבטיח יעילות מרבית. קל יותר לבצע שינויים בהיקף פעילות המזכירות כאשר היא במודל כזה.
חשוב לדעת
באופן טבעי, עבודה במודל מיוחד כזה, וודאי לגבי פעילויות חשובות כמזכירות, מעלה שאלות והתלבטויות. אלה כמה נקודות שכדאי לדעת, אשר אולי "ירגיעו" אתכם מעט ויעזרו להחליט:
- מקצועיות – אין מה לחשוש מפגיעה ברמת פעילות המזכירות. המקצועיות של מזכירות במודל כזה, לא נופלת מזו של מזכירה פנימית בעסק. גם מבחינת רמת העובדים (אם פונים לספק איכותי) וגם מבחינת אופן התפקוד במודל כזה.
- היכרות עם העסק שלכם – כמו כן, למרות שמדובר בשירות מרוחק מזכירה אישית וירטואלית תלמד את העסק הספציפי שלכם ותדע להתאים את פעילותה לנסיבותיו המיוחדות.
- אינטראקציה יעילה – קל כיום לשלב עבודה מול גורם חיצוני מסוג זה, בפעילות העסק הרגילה. מי שמתקשרים אליכם למשל, לא ישנה מבחינתם אם המענה מתקבל מהמשרד שלכם או ממשרד חיצוני. האינטראקציה שלכם אישית מול המזכירה הווירטואלית, תהיה גם היא יעילה ופשוטה במיוחד. זאת, תודות לקשת אמצעי התקשורת היעילה והנוחה, שעומדת בפניכם כיום. תקשורת זו, זולה, גמישה וזמינה בכל מקום.
לסיכום
התועלות משמעותיות והמסקנה פשוטה: לכל עסק כדאי לשקול שימוש בשרות חשוב זה!